Zásady ochrany osobních údajů

Prohlášení o zpracování osobních údajů
v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).
  
Společnost HOFMANN WIZARD, s.r.o., se sídlem Prešovská 201/4, Plzeň, PSČ 301 00, IČO: 252 36 016, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, oddíl C, vložka 11501, emailový kontakt: plzen@hofmann-personal.cz (dále jen „Správce”), je agenturou práce a správcem osobních údajů.

Předmětem podnikání Správce je vyhledávání zaměstnání pro fyzickou osobu, která se o práci uchází, a vyhledávání zaměstnanců pro zaměstnavatele, který hledá pracovní síly, dále zaměstnávání fyzických osob za účelem jejich výkonu práce pro uživatele, kterým se rozumí jiná právnická či fyzická osoba, která práci přiděluje a dohlíží na její provedení, včetně výroby, obchodu a služeb neuvedených v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona. Hlavní činností Správce je tedy zprostředkování zaměstnávání a dočasné přidělování tzv. agenturních zaměstnanců k výkonu práce u uživatelů, doplňkově Správce poskytuje poradenské, konzultační a školicí služby, vykonává reklamní a marketingovou činnost.

Správce osobních údajů prohlašuje, že zpracovává osobní údaje za níže uvedených podmínek:

Správce zpracovává osobní údaje fyzických osob v rámci své běžné činnosti, tj. zejména v rámci vedení personální agendy, v rámci vedení databáze uchazečů o zaměstnání a spolupráce s klienty Správce či uživateli ve smyslu pracovněprávním.

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů správci poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se správcem, nebo které správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy, i k plnění zákonných povinností správce či na základě uděleného souhlasu uchazeče o zaměstnání.

Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování:
Adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČ, DIČ) a údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (kontaktní údaje – např. kontaktní adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace), další údaje nezbytné pro plnění smlouvy či povinností plynoucích z právních předpisů. V případě zaměstnanců Správce, pak veškeré osobní údaje nutné k vedení personální agendy.

V rámci provozování agentury práce nedochází ke zpracování zvláštních kategorií údajů (např. o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání). V rámci vedení personální agendy může docházet ke zpracování osobních údajů o zdravotním stavu (údaje o zdravotní způsobilosti či jejím omezení, údaje v evidenci pracovních úrazů či nemocí z povolání), případně členství v odborech.

Správce zpracovává údaje se souhlasem subjektu údajů s výjimkou zákonem stanovených případů, kdy zpracování osobních údajů nevyžaduje souhlas subjektu údajů. V souladu se čl. 6 odst. 1 GDPR může správce bez souhlasu subjektu údajů zpracovávat tyto údaje:

Subjekt údajů udělil souhlas pro jeden či více konkrétních účelů (především pro zpracování údajů uchazeče o zaměstnání pro účely vyhledání příležitosti uzavřít pracovněprávní vztah, zasílání pracovněprávních nabídek a vedení databáze uchazečů o zaměstnání). Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy (pracovní smlouvy, dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti, smlouvy o dočasném přidělení zaměstnanců k výkonu práce u uživatele či smlouvy o zprostředkování zaměstnání), jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů. Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (především povinnosti v oblasti pracovního práva, tj. povinnosti agentury práce, povinnosti zaměstnavatele). Zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby.  Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů.

Zpracování je prováděno v sídle a pobočkách správce jednotlivými pověřenými zaměstnanci správce, příp. zpracovatelem. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal správce technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů a dodržovat povinnost mlčenlivosti, ke které se zavázaly.

V souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, ve spisovém a skartačním řádu správce či v příslušných právních předpisech jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů a k ochraně práv a oprávněných zájmů subjektů údajů, správce a třetích stran (např. uživatelů či klientů Správce)

V souladu se čl. 12 GDPR informuje správce na žádost subjektu údajů subjekt údajů o právu na přístup k osobním údajům a k následujícím informacím:
Účelu zpracování, kategorii dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní
údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:
Požádat správce o vysvětlení. Požadovat, aby správce odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo vymazání osobních údajů. Je-li žádost subjektu údajů shledána oprávněnou, správce odstraní
neprodleně závadný stav.  Nevyhoví-li správce žádosti subjektu údajů, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na dozorový úřad, tedy Úřad na ochranu osobních údajů. Správce má právo za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.

Správce nejmenoval Pověřence pro ochranu osobních údajů. Správce není orgánem veřejné moci nebo veřejným subjektem.  Hlavní činností Správce je zprostředkování zaměstnávání a dočasné přidělování tzv. agenturních zaměstnanců k výkonu práce u uživatelů. Při tom nedochází k operacím zpracování, které by vyžadovaly rozsáhlé nebo systematické monitorování subjektů údajů. Při zprostředkování zaměstnání či dočasném přidělování zaměstnanců k výkonu práce u uživatele nedochází k rozsáhlému zpracování zvláštních kategorií osobních údajů ani osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů. S ohledem na shora uvedené není dána povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů podle čl. 37 obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Pověřenec nebyl jmenován.
Správce nemá v úmyslu předat osobní údaje Subjektu údajů do třetí země, mezinárodní organizaci nebo jiným, než níže uvedeným třetím osobám:

• Poskytovateli informačního systému pro řízení náboru zaměstnanců.
• Poskytovateli mzdových, účetních a daňových služeb.
• Poskytovateli školicích a pojišťovacích služeb.
• Mateřské společnosti, poskytovateli informačního systému.
• Uživatelům, ke kterým byl subjekt údajů přidělen na základě dohody o dočasném přidělení.
• Zákazníkům správce, kteří mají zájem na vyhledání vhodného zaměstnance.

Poučení o zpracování osobních údajů uchazeče o zaměstnání

Společnost HOFMANN WIZARD, s.r.o., se sídlem Prešovská 201/4, Plzeň, PSČ 301 00, IČO: 252 36 016, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, oddíl C, vložka 11501, emailový kontakt: plzen@hofmann-personal.cz (dále jen „Správce”), jako agentura práce a správce osobních údajů poučuje uchazeče o zaměstnání, jako Subjekt osobních údajů, že bude zpracovávat jeho osobní údaje, a to za níže uvedených podmínek:

1. Osobní údaje, které budou zpracovány:
Jméno a příjmení, poštovní adresa, e-mailová adresa, telefonický kontakt, datum narození;
Další osobní údaje vyplývající z osobního životopisu subjektu: doba a druh studia, akademické tituly, předchozí pracovní zkušenosti a jejich délka, jazykové a technické znalosti, apod.

2. Účelem zpracování osobních údajů je:
Zpracování osobních údajů je prováděno za účelem naplnění smlouvy mezi Správcem a Subjektem údajů, na základě, které Správce zajistí Subjektu údajů možnost ucházet se o pracovní místo u Správce, resp. o možnost dočasného přidělení k Uživateli, o možnost ucházet se o pracovní místo u jiného zaměstnavatele a případně možnost uzavřít pracovní smlouvu či dohodu o pracích konaných mimo pracovní poměr a za účelem ochrany oprávněných zájmů Správce.
Zpracování osobních údajů je prováděno též za účelem zápisu do evidence uchazečů o zaměstnání vedenou Správcem a za účelem uspokojení zájmu Subjektu údajů o zasílání nabídek o zaměstnání Správce, ke kterému Subjekt údajů udělil výslovný souhlas.

3. Doba zpracování osobních údajů je:
Osobní údaje budou zpracovávány a uloženy po dobu pěti let od udělení souhlasu se zápisem do evidence uchazečů o zaměstnání, nebo do doby odvolání tohoto souhlasu.
Po uplynutí této doby budou osobní údaje nenávratně zničeny.

4. Osobní údaje mohou být poskytnuty následujícím třetím osobám, a to za účelem dalšího zpracování pro správce či za účelem výběru budoucího zaměstnance:

• Poskytovateli informačního systému pro řízení náboru zaměstnanců.
• Poskytovateli mzdových, účetních a daňových služeb.
• Mateřské společnosti, poskytovateli informačního systému.
• Uživatelům, kteří mají zájem na vyhledání vhodného zaměstnance přiděleného k nim na základě dohody o dočasném přidělení.
• Zákazníkům Správce, kteří mají zájem na vyhledání vhodného zaměstnance.

Správce tímto v souladu s ustanovením čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení”), informuje, že:

• Správce nejmenoval Pověřence pro ochranu osobních údajů.                                               
• Správce nemá v úmyslu předat osobní údaje Subjektu údajů do třetí země, mezinárodní organizaci nebo jiným, než výše uvedeným třetím osobám.
• Subjekt údajů má právo kdykoli odvolat souhlas se zápisem do evidence uchazečů o zaměstnání.
• Subjekt údajů má právo požadovat od Správce přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, má právo na přenositelnost těchto údajů k jinému správci, jakož i právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, má-li za to, že Správce při zpracování osobních údajů postupuje v rozporu s Nařízením.