Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů: Revoluce v administrativě firem i kontrola nelegální práce

30. červenec 2025

V roce 2026 čeká zaměstnavatele v České republice zásadní změna – zavedení tzv. Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ). Tento krok představuje rozsáhlou digitalizační reformu, která má snížit byrokratickou zátěž, sjednotit vykazovací povinnosti vůči státu a zlepšit kontrolu zaměstnávání, zejména v případě cizinců.

Nová právní úprava byla schválena Senátem, nyní čeká na podpis prezidenta a zveřejnění ve Sbírce zákonů, přičemž účinnost hlavních opatření se očekává od 1. ledna 2026. 💼

Cíl reformy: méně papírů, více efektivity 💡

Hlavním cílem JMHZ je sloučení až 25 různých formulářů, které dnes firmy posílají různým institucím – České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ), Ministerstvu práce a sociálních věcí (MPSV), Finanční správě, Českému statistickému úřadu a dalším – do jednoho měsíčního elektronického hlášení. Nový systém má ušetřit čas, náklady i personální kapacity zaměstnavatelů.

Pro zaměstnavatele to znamená značné zjednodušení – nebude již potřeba zpracovávat samostatná hlášení pro různé úřady. Údaje se budou zasílat pouze jednou. Hlášení bude zaměstnavatel zasílat do 20. dne následujícího měsíce přímo do systému MPSV, které jej automaticky přepošle ostatním institucím. Tím se odstraní nutnost duplicitního poskytování stejných údajů více úřadům.

Výhody ale nepocítí jen firmy. Nový systém má umožnit například i předvyplnění daňových přiznání zaměstnancům a zefektivnit zpracování jejich žádostí o dávky.

Nové povinnosti: Registrace zaměstnanců před nástupem do práce, evidence a další změny 🗂️

Se zavedením JMHZ přichází i zpřesnění pravidel týkajících se evidence zaměstnanců a hlášení jejich nástupu do zaměstnání. Zaměstnavatelé se budou muset zaregistrovat do evidence zaměstnavatelů nejpozději dva dny před nástupem prvního pracovníka.

Změna se výrazně dotkne i zaměstnávání cizinců. Novela zákona o zaměstnanosti zavádí nový pojem „nehlášená práce“. Tou se rozumí situace, kdy zaměstnavatel neohlásí nástup cizince předem, jak mu nově ukládá zákon. Zatímco dosud bylo možné nástup cizince oznámit do půlnoci v den nástupu, od 1. dubna 2026 bude nutné provést hlášení již před samotným nástupem zahraničního pracovníka.

Od 1. července 2026 bude navíc nutné přihlašovat každého zaměstnance do evidence nejpozději v okamžiku jeho nástupu do práce. Po nástupu zaměstnance bude probíhat dohlášení údajů, které bude nutné provést do osmi dnů od nástupu. V případě, že zaměstnanec nakonec nenastoupí, bude muset zaměstnavatel do osmi dnů od plánovaného data nástupu provést storno přihlášky.

Pokud zaměstnavatel tuto povinnost nesplní, vystavuje se riziku pokuty až do výše 3 milionů korun. Inspektorát práce však bude moci správní řízení odložit, pokud zaměstnavatel hlášení dodatečně splní do pěti dnů a v té době u něj ještě nezačne kontrola.

Oznámení o nástupu zaměstnance na DPP a DPČ by se mělo řídit stejnými pravidly jako při nástupu do pracovního poměru.

Postupné zavádění změn 🕒

Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatelů by měl nabýt účinnosti 1. ledna 2026. Přechod ale bude probíhat postupně. Už v červenci 2025 započalo pilotní testování systému, jehož cílem je ověřit funkčnost elektronického podávání a komunikace mezi úřady. Od 1. dubna 2026 pak začnou zaměstnavatelé plnit nové povinnosti v oblasti evidence zaměstnanců, které byly původně plánovány od ledna, ale na základě přijatých pozměňovacích návrhů byly o tři měsíce odloženy.

Časový harmonogram 📅

• 1. 7. 2025 – Start pilotního provozu JMHZ
• 1. 1. 2026 – Účinnost zákona o JMHZ
• 1.1. – 31. 3. 2026 – Přihlašování zaměstnanců a zaměstnavatelů podle stávající právní úpravy v zákoně o nemocenském pojištění
• 1. 4. 2026 – Spuštění JHMZ
• 1. 4. 2026 – Registrace zaměstnavatele, povinnost vést evidenci zaměstnanců
• 1. 4. – 30. 6. 2026 - Zpětné doplnění měsíčních hlášení za leden až březen 2026
• 1. 4. 2026 – Povinnost přihlásit zahraniční zaměstnance do evidence před nástupem do zaměstnání
• 1. 7. 2026 – Povinnost přihlásit všechny zaměstnance do evidence před nástupem do zaměstnání

Rozšíření přístupu k datům a další vývoj 🔄

Sněmovna zároveň rozhodla o rozšíření okruhu institucí, které budou mít přístup k datům z jednotného hlášení. Nově mezi ně patří i Ministerstvo spravedlnosti a Ministerstvo školství.

První z nich bude data využívat například při posuzování schopnosti dlužníků pracovat, druhé pak pro zjednodušení výkaznictví školských zařízení. Do budoucna se počítá i s tím, že do systému budou zahrnuta hlášení určená zdravotním pojišťovnám, čímž by se JMHZ mohl stát základem pro takzvané Jednotné inkasní místo – dlouhodobě plánovaný projekt jednotného výběru odvodů a daní.

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů představuje výrazný krok k digitalizaci a zjednodušení komunikace mezi firmami a státní správou.

Přestože přináší řadu výhod – od úspory času a nákladů po větší právní jistotu, klade zároveň vyšší nároky na důslednost a včasnost ze strany zaměstnavatelů. Zejména nová pravidla pro hlášení nástupu zaměstnanců, především cizinců, mohou znamenat změnu zavedených postupů a nutnost revize vnitřních procesů.

Vzhledem k výši možných sankcí bude klíčové se na nový systém včas připravit a důsledně ho zavést do praxe. Pilotní testování, které již započalo, nabídne příležitost nové postupy ověřit a doladit před ostrým startem v roce 2026.

🔗 Podrobnější informace najdete na webu MPSV, kde jsou k dispozici i často kladené otázky s odpověďmi.

Newsletter 📧

Chcete-li pravidelně dostávat informace o aktuálním vývoji nezaměstnanosti a dalších novinkách z pracovního trhu a HR, odebírejte náš zpravodaj HOFMANN NEWS. Stačí kliknout na tento odkaz a vyplnit svůj email.