Nepodceňujte krizové plány, na řadu situací se lze dopředu připravit

22. říjen 2020

V dnešní době již má většina firem zpracované obecné krizové plány pro případ mimořádných situací. Přemýšlí dopředu, vyhodnocují rizika a vymýšlí postupy pro různé scénáře vývoje. Právě krizové plány byly jedním z hlavních témat posledního průzkumu projektu Hofmann Personal Monitor. Ptali jsme se jak na obecné postupy, tak na konkrétní podobu těchto krizových scénářů. Výběr konkrétních citací Vám nyní přinášíme jako inspiraci do budoucna.

Obecné plány

Obecné krizové plány se týkají nejčastěji BOZP, případných havárií, výpadků energií či živelních pohrom. Pro většinu velkých podniků je takový plán nezbytností a personalisté uváděli řadu příkladů, jak tyto plány vypadají.

„Máme celoevropský krizový štáb, jednatelé, lidé z BOZP a mistři se pravidelně schází, kontaktují, informují o aktuální situaci.“

„Máme dané nutné operace, které se musí provést, a okruh nepostradatelných pracovníků.“

„Máme plán pro případ omezení odbytu - které zaměstnance si můžeme dovolit propustit. Máme tři různé scénáře, podle dopadu ohrožení.“

„Máme excelovský dokument, popsaný tým lidí, seznam rizik, listy rizikového plánu, pro každého zaměstnance je list, co má kdo dělat, čísla a kontakty, kam komu volat.“

Nemocnost a zastupitelnost

V mnoha podnicích v krizových plánech myslí i na nemocnost a s ní související zastupitelnost pracovníků. Tyto plány často vznikly již dříve a nyní byly „pouze“ aktualizovány pro současnou situaci.

„Již dříve jsme měli vypracovaný plán, který se týkal chřipkové sezóny. Jsou to praktické postupy, jak zůstat zdravý, co dělat, když onemocním atd. Hodilo se to i na situaci, která teď nastala.“

„Máme havarijní plány a aktualizovali jsme je v době koronakrize. Pokud by bylo nutné uzavřít část výroby, tak jsme nastavovali udržitelnost pracovníků - aby neopouštěli firmu, přespávali tady a nemuseli jít do karantény. U nás nelze provoz zastavit úplně, šlo by o mnohamilionové ztráty.“

Aktualizace pro situace spojené s pandemií COVID-19

Až 29 % dotázaných podniků nemělo krizový plán zpracovaný a vytvořily jej až v reakci na epidemii COVID-19. V krizových plánech teď nejčastěji řeší hygienická a preventivní opatření, ale také zastupitelnost, postupy pro případ možné plošné karantény a vykrytí chybějících pracovníků.

„Krizový plán jsme vytvořili v reakci na současnou situaci. Je v něm obsažena organizace směn, home office, dodržování hygieny, sezení v jídelně, pohyb ve výrobě, komunikace s personálním oddělením a další opatření.“

„V případě krize bychom vytvořili „směnu C“ – úplně speciální směnu, která by v případě karantény zbytku zaměstnanců byla ve výrobě a zajistila chod firmy.“

„Pokud by nám chyběli nemocní pracovníci, máme pořešenou zastupitelnost a plánujeme využít ve větší míře agenturní pracovníky.“

„Výrobu musíme udržet. Povolali bychom agenturní pracovníky nebo brigádníky.“

Krizový plán dodává jistotu, bez něj může nastat velký problém

Více než čtvrtina dotázaných podniků nemá žádný krizový plán pro případ mimořádných situací a ani jej neplánuje vytvářet. Říkají, že situaci budou řešit až podle toho, co nastane. Na otázku „Jakým způsobem se ve vaší firmě připravujete na budoucí možné mimořádné situace – např. druhá vlna COVIDu, vzrůst počtu nemocných, nařízená karanténa apod.?“ odpovídali různě – někteří aktuální situaci zvládli bez problémů a věří, že tomu tak bude i příště. Jiní doufají, že se jim problémy vyhnou. A řada věří, že pokud by nastala nová krize, jsou schopni pružně a dobře reagovat i bez předchozí přípravy.

„Tiše budeme doufat, že nás to mine a kdyby něco bylo potřeba řešit, budeme to řešit aktuálně.“

„Nepřipravujeme, jak máme vědět, co bude? Řešíme to ad hoc.“

„Nic neřešíme předem, pracujeme. Řešíme až aktuálně, co přijde.“

„Ne, řeší se to, aby se pracovalo, vyrábělo, až něco přijde, budeme to řešit, zatím se nás nic moc nedotklo.“

Krizový plán nemusí být obsáhlý, měl by ale ve firmě existovat

Je otázkou, zda důvěra ve schopnost zvládnout mimořádné situace, až nastanou, stačí. Po zkušenosti s jarním vývojem téměř třetina dotázaných podniků uznala, že ne, a vytvořily alespoň základní verzi plánu pro případ další krize. „V průzkumu jsme viděli, že krizové plány nemusí být nijak rozsáhlé. Přesto však dodávají jistotu. Lidé vědí, co budou v mimořádných situacích dělat, kdo za co zodpovídá a jak se bude postupovat. Zaměstnanci tak mají jasný signál, že vedení firmy nenechává nic náhodě. Proto firmám doporučujeme, aby nad možnými scénáři vývoje diskutovaly a připravily formální postupy a pokyny. S našimi klienty tuto diskusi často otevíráme a společně se díváme na možnosti řešení,“ říká Gabriela Hrbáčková, ředitelka personální agentury Hofmann Personal.

Řekněte si o další výsledky!

Zajímají Vás další výsledky Hofmann Personal Monitoru? Máte zájem o analýzy za firmy různé velikosti a zaměření? Chcete vědět, jaký vývoj v oblasti HR očekávají personalisté? Zavolejte na telefon 702 214 278 nebo napište e-mail na kontakt@hofmann-personal.cz a řekněte si o podrobnou studii z průzkumu.

O projektu

Hofmann Personal Monitor je unikátní výzkumný projekt, který realizuje výzkumná agentura B-inside (www.b-inside.cz) pro společnost Hofmann Personal. Projekt dlouhodobě a systematicky sleduje vývoj v oblasti recruitmentu a staffingu v Česku a přináší personalistům ve firmách zajímavé informace – benchmarky, postupy, které se personalistům osvědčují, pohledy na situaci na trhu a výhledy do budoucna. Aktuální vlna průzkumu proběhla v srpnu 2020 na vzorku 206 respondentů z řad personalistů výrobních a logistických firem a společností z oboru obchodu a služeb. Šlo o organizace s více než 100 zaměstnanci.