Které dokumenty lze doručit online a jak je to s elektronickými podpisy?

3. prosinec 2021

Pandemie Covidu-19 neustupuje a podniky si stále více uvědomují, že digitalizace procesů není krátkodobou záležitostí, ale spíše dlouhodobým trendem. Kromě online náboru, o kterém jsme již na našem blogu psali, může digitalizace HR procesů spočívat také v elektronickém doručování dokumentů nebo ve využívání elektronických podpisů. Jak funguje elektronizace dokumentů a jaké typy elektronických podpisů existují?

V jakém stavu se nachází digitalizace nejrůznějších procesů v České republice jste si mohli přečíst již v našem předchozím článku. Pokud nyní přemýšlíte, jak konkrétně svou HR agendu zefektivnit, zvažte možnost elektronického doručování dokumentů a s ní spjaté využití elektronických podpisů. To vám ušetří jak čas, tak i náklady spojené s oběhem listinných dokumentů nebo pracnost administrativních činností.

Bez omezení můžete elektronicky doručovat například potvrzení o zdanitelných příjmech, souhlas se zpracováním osobních údajů, prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob, oznámení o ukončení doby určité, dohodu o mlčenlivosti, žádost o rodičovskou dovolenou a řadu dalších spisů. Na některé dokumenty se však pro elektronické doručení vztahuje řada pravidel. Týká se to například vzniku, změny či skončení pracovního poměru/DPČ/DPP, mzdového/platového výměru, odvolání vedoucího nebo záznamu o porušení režimu neschopnosti. Tyto spisy lze doručit elektronicky pouze v případě, že:

• Máme předchozí souhlas zaměstnance s tímto typem doručení a jeho emailovou adresu.
• Doručovaný dokument je opatřen uznávaným elektronickým podpisem.
• Zaměstnanec potvrdí dokument do 3 dnů opět uznávaným el. podpisem. Nepotvrdí-li jej do 3 dnů, je doručení neúčinné.

Typy elektronických podpisů

Pravidla pro elektronické podpisy jsou v Evropské unii jednotná. Rozlišujeme tři základní typy elektronických podpisů, a to prostý, zaručený a kvalifikovaný.

Prostý podpis představuje základní a nejjednodušší typ elektronického podpisu. Lze jednoduše vyjmout, zkopírovat a vložit do dokumentu jiného, čímž je snadno zneužitelný. Není tedy možné zaručit, že jej připojila osoba, k níž se podpis hlásí.

Zaručený podpis (založený na nekvalifikovaném certifikátu) je založený na komerčním certifikátu. Oproti zaručenému podpisu založenému na kvalifikovaném certifikátu je u něj menší jistota ohledně totožnosti podepisujícího. Certifikát totiž není kvalifikovaný, a tak jej mohou vydávat autority mimo EU nebo některé nekvalifikované bankovní instituce.

Zaručený podpis (založený na kvalifikovaném certifikátu) je založen na kvalifikovaném certifikátu, před jehož vydáním musí být ověřena totožnost podepisující osoby. Podle zákona se tento typ podpisu řadí do skupiny uznávaných elektronických podpisů. Tento podpis je třeba pro jednání s orgány veřejné moci.

Kvalifikovaný podpis je nejsilnější forma podpisu. Je založen na kvalifikovaném certifikátu, který vydává pouze certifikovaný vydavatel (v ČR První certifikační autorita a. s., Česká pošta s. p. a eIdentity a. s.). Na rozdíl od předchozího typu je část certifikátu uložena přímo na čipové kartě či USB tokenu. Při podpisu je tak třeba mít tento prostředek fyzicky u sebe a načíst z něj daný certifikát. Tento způsob zaručuje nejvyšší míru ochrany proti zneužití a jako jediný je uznáván ve všech státech EU. I tento podpis je třeba pro jednání s orgány veřejné moci.

Zajímají vás další témata spojená s digitalizací HR? Sledujte náš blog a nenechte si tipy na online vzdělávání, rozvoj a péči o zaměstnance!

Newsletter

Chcete-li pravidelně dostávat informace o aktuálním vývoji nezaměstnanosti a dalších novinkách z pracovního trhu a HR, odebírejte náš zpravodaj HOFMANN NEWS! Stačí kliknout na odkaz a vyplnit svůj mail: http://eepurl.com/g8gcBb