Whistleblowing: Posilování transparentnosti a ochrany oznamovatelů

18. červenec 2023

Dnem 1. 8. 2023 vstoupí v účinnost již dlouhou dobu diskutovaný zákon o ochraně oznamovatelů, známý jako whistleblowing. Tento zákon přináší nové povinnosti pro zaměstnavatele a zároveň zajišťuje ochranu pro zaměstnance, kteří nahlásí protiprávní jednání ve svém pracovním prostředí. Zavedení whistleblowingu by mělo přinést řadu pozitivních aspektů, včetně větší důvěry mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, lepší atmosféry na pracovišti, zdravé firemní kultury a prevence finančních škod a negativní reputace.

Hlavním cílem whistleblowingu je vytvoření bezpečného prostředí, ve kterém se lidé nebojí hovořit o problematických situacích a vědí, že jednání, které je na úkor společnosti je důležité zastavit. Existuje několik forem, jak whistleblowing zavést – může to být fyzická schránka umístěná na pracovišti, online formulář nebo speciální telefonní linka. Zaměstnanci tak mají možnost volby a mohou použít prostředek, který je jim nejvíce přístupný a pohodlný.

Pozitivní přínos pro firmy

Studie provedené Asociací certifikovaných vyšetřovatelů podvodů (ACFE) z roku 2020 ukazují, že díky anonymnímu oznamovacímu systému bylo odhaleno až 43 % podvodného jednání, zatímco interní audit odhalil pouze 15 % případů. Další průzkum společnosti NAVEX GLOBAL potvrzuje, že firmy se zavedeným oznamovacím systémem řeší méně soudních sporů, mají nižší náklady na vyrovnání se s nespokojenými zaměstnanci a také se objevují méně negativní zmínky v médiích.

Co zavedení zákona o whistleblowingu znamená pro zaměstnavatele?

Datum 1. 8. 2023, kdy zákon o ochraně oznamovatelů vstoupí v účinnost, je zásadní pro všechny povinné osoby, které musí do té doby zajistit funkční vnitřní oznamovací systém a plnění souvisejících povinností. Výjimka platí pro zaměstnavatele s 50 až 249 zaměstnanci (ale ne pro veřejné zadavatele), kteří se novým podmínkám musí přizpůsobit do 15. 12. 2023.

Zaměstnavatelé s více než 50 zaměstnanci budou muset zavést vnitřní oznamovací systém, který poskytne zaměstnancům možnost nahlásit protiprávní jednání. Zaměstnavatelé s 50 až 249 zaměstnanci mohou sdílet nebo využít oznamovací systém zavedený jiným povinným subjektem, pokud určí příslušnou osobu, která bude schopna přijmout oznámení do 14 dnů.

Zaměstnavatelé s 250 a více zaměstnanci budou muset zavést vlastní oznamovací systém. V každém případě je nezbytné ustanovit tzv. "příslušnou osobu", která bude zpracovávat a vyhodnocovat oznámení a navrhovat nápravná opatření.

Ochrana oznamovatelů a postihy za klamná oznámení

Jedním z klíčových prvků nového zákona je ochrana oznamovatelů před odvetnými opatřeními. Řada zaměstnanců má obavy z odplaty ze strany zaměstnavatele nebo kolegů. Nové směrnice však zajistí, že oznamovatel nebude sankcionován za své oznámení, ani pokud se ukáže, že sdělené informace nejsou pravdivé. Zároveň však zákon upravuje postihy pro úmyslně klamné oznámení, které může vést k disciplinárním sankcím a pokutám až ve výši 50 000 Kč.

Rozsah interních oznamovacích systémů

Interní oznamovací systémy poskytují zaměstnancům možnost nahlásit možné protiprávní jednání, které porušuje české nebo evropské právní předpisy. Nahlášeny mohou být také pokusy společnosti o utajení protiprávního jednání. Nicméně osobní stížnosti zaměstnanců týkající se pouze jejich osobních vztahů nebo pracovních záležitostí (například odměňování či kariérní postup) nespadají do oblasti whistleblowingu, a tyto stížnosti by měly být řešeny přímo s přímým nadřízeným nebo důvěrníkem ve společnosti.

Co když se zaměstnavatel vyhýbá povinnostem vyplývajícím ze zákona o ochraně oznamovatelů?

S povinnostmi vyplývajícími z návrhu zákona o ochraně oznamovatelů jsou spojeny i nemalé sankce. V situaci, kdy povinný subjekt (zaměstnavatel) například nezajistí posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou či nezajistí, aby se s podanými oznámeními mohla seznámit pouze příslušná osoba, hrozí mu pokuta až do výše 400 000 Kč.

V případě, že povinný subjekt (zaměstnavatel) neurčí příslušnou osobu k přijímání a vyřizování oznámení či umožní vystavení oznamovatele odvetným opatřením, hrozí mu pokuta až do výše 1 000 000 Kč.

Whistleblowing se dotkne i GDPR a ochrany osobních údajů

V souvislosti s GDPR a whistleblowingem vznikne v praxi jistě množství dotazů a problémových situací. Některé však můžeme předvídat a proto doporučujeme se na ně včas připravit. 

A na co se v praxi zaměřit?

• Osobní údaje oznamovatele musí být uchovávány pouze po dobu, která je nezbytná k vyřízení oznámení a případně i pro provedení souvisejících následných opatření v případě, že je oznámení uznáno jako oprávněné. Toto je vhodné upravit například směrnicí nebo vnitřním předpisem zaměstnavatele.

• Je potřeba vytvořit nový “záznam o zpracování” s jasně definovaným účelem, který zohlední proces popsaný ve směrnici. Právním titulem zpracování pak bude dle čl. 6 odst 1 písm. C) GDPR - plnění povinnosti vyplývající z EU Direktivy 2019/1937. Je však potřeba zvážit, zda vám nebudou zaměstnanci hlásit i situace, které nejsou vyloženě popsány v direktivě, tam je potom na zvážení využití oprávněného zájmu správce nebo získávání hlášení na základě souhlasu. 

• Pozor na rozsah zpracování! Je nezbytné, aby zaměstnavatel či další subjekty nepožadovali od oznamovatele žádné osobní údaje, které přesahují nezbytný rozsah pro účely oznámení. K dosažení tohoto cíle je důležité správně nastavit oznamovací formuláře.

• Podle směrnice má oznamovatel dvě možnosti, jak předat oznámení. Může se rozhodnout vystoupit transparentně pod svým jménem, nebo předložit zprávu anonymně. V případě anonymního oznámení nedochází k zpracování žádných osobních údajů. Pro takové případy musí být oznamovací systém nastaven tak, aby nebylo možné identifikovat, kdo konkrétně oznámení podal.

• Doporučujeme vybrat oznamovací systém, který umožňuje centralizované ukládání všech zpracovávaných dat na jednom místě. Tímto způsobem je možné snadno a rychle anonymizovat nebo přímo smazat data podle potřeby.

• Oznamovatel má právo na přístup ke svým osobním údajům a může případně žádat  jejich opravu včetně úprav obsahu oznámení. 

Zavedení zákona o whistleblowingu přináší významné změny pro zaměstnavatele a zároveň posiluje ochranu oznamovatelů. V prostředí založeném na důvěře může whistleblowing přinést informace o jednání, o kterém by se oznamovatel bál otevřeně hovořit. 

Tento krok směrem k větší transparentnosti a etičnosti ve firmách může přinést mnoho pozitiv, jako je zvýšení důvěry, lepší pracovní prostředí a prevence rizik spojených s protiprávním jednáním. Správně nastavené procesy a funkční oznamovatelský systém mohou umožnit odhalení důležitých informací, které by jinak zůstaly utajeny.

Newsletter 📧

Chcete-li pravidelně dostávat informace o aktuálním vývoji nezaměstnanosti a dalších novinkách z pracovního trhu a HR, odebírejte náš zpravodaj HOFMANN NEWS. Stačí kliknout na tento odkaz a vyplnit svůj email.