Zásady ochrany osobních údajů

Adaptačně - integrační kurzy - Poučení o zpracování osobních údajů -  CZ, ENG, SRB, UA

Žádost o uplatnění práv subjektů.pdf

Společnost HOFMANN WIZARD, s.r.o., se sídlem Prešovská 201/4, Plzeň, IČO: 252 36 016, je správcem osobních údajů a zpracovává je v souladu s Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR).

👉 Co zpracováváme: jméno, kontakty, údaje z životopisu, údaje potřebné pro pracovní smlouvu nebo obchodní spolupráci.
👉 Proč: abychom vám mohli nabídnout vhodné pracovní místo, splnit naše povinnosti jako zaměstnavatel nebo spolupracovat s našimi klienty a partnery.
👉 Jak: vaše údaje chráníme technicky i organizačně, nesdílíme je bez důvodu a spolupracujeme jen s prověřenými partnery.
👉 Vaše práva: máte právo kdykoliv požádat o přístup k údajům, jejich opravu nebo výmaz, odvolat souhlas nebo podat stížnost k ÚOOÚ.
👉 Datum aktualizace: 24.9.2025

1. Úvod

Společnost HOFMANN WIZARD, s.r.o., se sídlem Prešovská 201/4, Plzeň, IČO: 252 36 016, je správcem osobních údajů a zpracovává je v souladu s Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR).

Tato stránka slouží k tomu, abyste měli přehled, jak s vašimi údaji nakládáme v různých situacích – ať už jste uchazeč o zaměstnání, zaměstnanec, klient nebo odběratel našich newsletterů.

2. Informace pro uchazeče o zaměstnání

Jaké údaje zpracováváme

• jméno a příjmení
• kontaktní údaje (telefon, e-mail, adresa)
• datum narození
• údaje z životopisu (vzdělání, praxe, znalosti, dovednosti)
• údaje sdělené během pohovoru nebo v rámci komunikace s naším AI asistentem

Kde bereme údaje kandidátů

• Nejčastěji přímo od vás (CV, formulář, e-mail, telefon, pohovor, AI asistent).
• z databází pracovních portálů, kde máte zveřejněný profil nebo životopis,
• z veřejně dostupných profesních zdrojů (např. LinkedIn),
• na základě doporučení (pokud nám někdo předá kontakt na vás). 

Pokud vaše údaje nezískáme přímo od vás, dáme vám o tom vědět v souladu s čl. 14 GDPR (typicky při prvním kontaktu, nejpozději do 1 měsíce).

Účely zpracování

• evidence uchazečů o zaměstnání
• nabídky volných pracovních míst
• sjednávání a uzavírání pracovních smluv či dohod
• ochrana oprávněných zájmů společnosti

Právní základ

• váš souhlas
• plnění smlouvy nebo jednání před uzavřením smlouvy

Příjemci

• potenciální zaměstnavatelé (uživatelé)
• poskytovatelé IT systémů a webových služeb
• poskytovatel technologie automatického hlasového asistenta

Doba uchování

• 5 let od udělení souhlasu nebo do jeho odvolání.

V některých případech využíváme při prvním kontaktu automatického hlasového asistenta s umělou inteligencí, který od vás může získat základní údaje a předat je našemu konzultantovi. Vždy však máte možnost požádat o komunikaci přímo s naším kolegou.

V rámci našeho systému pro řízení náboru (ATS) můžeme využívat nástroje založené na umělé inteligenci k efektivnějšímu vyhledávání a porovnávání profilů v databázi (např. podle dovedností a praxe). Tyto nástroje slouží jako podpora pro recruitera; nejde o plně automatizované rozhodování a finální posouzení vždy provádí člověk.

3. Informace pro zaměstnance

Jaké údaje zpracováváme

• údaje z pracovních smluv a dohod
• mzdové a účetní údaje
• docházka, pracovní úrazy, lékařské posudky o zdravotní způsobilosti
• další údaje vyžadované pracovněprávními předpisy

Účely zpracování

• plnění povinností zaměstnavatele podle zákona
• vedení personální a mzdové agendy
• ochrana práv a oprávněných zájmů

Právní základ

• plnění smlouvy
• plnění zákonných povinností

Příjemci

• účetní a mzdové společnosti
• zdravotní pojišťovny
• poskytovatelé pracovnělékařských služeb

Doba uchování
dle zákonných lhůt (např. 10 let pro mzdové doklady).

4. Informace pro zaměstnance v souvislosti s užíváním aplikace Munipolis 

Jaké údaje zpracováváme

• jméno; příjmení; e-mailová adresa; číslo mobilního telefonu; osobní číslo; statusy požadavků; jazykové nastavení; typ zařízení mobilního telefonu; vztah ke Správci údajů, zájmové skupiny (oblasti).  

Účely zpracování

• správa požadavků subjektu údajů,
• potvrzení způsobilosti přístupu k produktu a obsahu,
• komunikace se subjektem údajů, sdělování zpráv a informací, které by mohly subjekt údajů zajímat. 

Právní základ

• souhlas

Zpracovatel

• MUNIPOLIS s.r.o, jako poskytovatel aplikace MUNIPOLIS

Doba uchování

• Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu aktivního uživatelského účtu a následně po dobu maximálně 6 měsíců za účelem vyřízení případných požadavků subjektu údajů a technického uzavření účtu.

5. Informace pro klienty, partnery, prospecty

Jaké údaje zpracováváme

• jméno a příjmení firemního zástupce
• obchodní kontaktní údaje (e-mail, telefon, adresa)
• údaje z obchodní komunikace a smluv

Účely zpracování

• nabídky služeb a vyjednávání smluv
• realizace a správa smluvních vztahů
• marketing a obchodní komunikace

Právní základ

• plnění smlouvy
• oprávněný zájem (péče o zákazníky, nabídka souvisejících služeb)

Příjemci

• interní obchodní týmy
• mateřská společnost
• poskytovatelé IT systémů

Doba uchování

• po dobu smluvního vztahu a následně po dobu zákonných archivních lhůt.

6. Newslettery (Hofmann Newsletter a TOP Talents)

Jaké údaje zpracováváme

• jméno a příjmení
• e-mailová adresa

Účely zpracování

• zasílání newsletterů, pracovních nabídek a informací o trhu práce

Právní základ

• váš souhlas (double opt-in)

Možnost odhlášení

• kdykoli kliknutím na odkaz v e-mailu

Příjemci

• poskytovatel e-mailingového systému

Doba uchování
do odvolání souhlasu.

7. Vaše práva

Podle GDPR máte právo:

• na přístup ke svým údajům, jejich opravu a výmaz
• na omezení zpracování
• vznést námitku proti zpracování
• na přenositelnost údajů k jinému správci
• kdykoli odvolat svůj souhlas
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Prakticky: stačí nás kontaktovat na e-mailu kontakt@hofmann-personal.cz nebo osobně na některé z našich poboček.

8. Žádost o vymazání vašich osobních údajů z naší databáze

Pokud si přejete, abychom vaše osobní údaje vymazali z naší databáze, můžete nás kdykoliv kontaktovat e-mailem na adrese kontakt@hofmann-personal.cz, obrátit se přímo na svého konzultanta nebo využít připravený formulář ve formátu PDF, který stačí vyplnit a zaslat nám emailem zpět. Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dnů v souladu s právními předpisy.

Žádost o uplatnění práv subjektů.pdf

9. Kontakty

HOFMANN WIZARD, s.r.o.
Prešovská 201/4
301 00 Plzeň

📧 kontakt@hofmann-personal.cz

10. Prohlášení a informace o zpracování osobních údajů

v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

  Společnost HOFMANN WIZARD, s.r.o., se sídlem Prešovská 201/4, Plzeň, PSČ 301 00, IČO: 252 36 016, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, oddíl C, vložka 11501, emailový kontakt: kontakt@hofmann-personal.cz (dále jen „Správce”), je agenturou práce a správcem osobních údajů.

Předmětem podnikání Správce je vyhledávání zaměstnání pro fyzickou osobu, která se o práci uchází, a vyhledávání zaměstnanců pro zaměstnavatele, který hledá pracovní síly, dále zaměstnávání fyzických osob za účelem jejich výkonu práce pro uživatele, kterým se rozumí jiná právnická či fyzická osoba, která práci přiděluje a dohlíží na její provedení, včetně výroby, obchodu a služeb neuvedených v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona. Hlavní činností Správce je tedy zprostředkování zaměstnávání a dočasné přidělování tzv. agenturních zaměstnanců k výkonu práce u uživatelů, doplňkově Správce poskytuje poradenské, konzultační a školicí služby, vykonává reklamní a marketingovou činnost. 

Správce osobních údajů prohlašuje, že zpracovává osobní údaje za níže uvedených podmínek: 

Správce zpracovává osobní údaje fyzických osob v rámci své běžné činnosti, tj. zejména v rámci vedení personální agendy, v rámci vedení databáze uchazečů o zaměstnání a spolupráce s klienty Správce či uživateli ve smyslu pracovněprávním.

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů správci poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se správcem, nebo které správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy, i k plnění zákonných povinností správce či na základě uděleného souhlasu uchazeče o zaměstnání.

Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování:

Adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČ, DIČ) a údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (kontaktní údaje – např. kontaktní adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace), další údaje nezbytné pro plnění smlouvy či povinností plynoucích z právních předpisů.

V případě zaměstnanců Správce se zpracovávají veškeré osobní údaje nutné k vedení personální agendy. Pro účely marketingu a propagace Správce, a to na základě speciálního souhlasu subjektu údajů, se dále zpracovává podoba a hlas subjektu údajů zachycené fotografií, audio a/či videozáznamem, věk, případně i doba trvání pracovněprávního vztahu subjektu údajů u Správce, jeho pracovní pozice a místo výkonu práce.

V rámci prvního kontaktu s uchazečem může docházet k získávání základních osobních údajů také prostřednictvím automatického hlasového asistenta využívajícího technologii umělé inteligence. Tento asistent slouží výhradně k úvodní komunikaci a předání informací Správci. Subjekt údajů má vždy možnost požadovat komunikaci s lidským pracovníkem Správce.

V případě klientů, obchodních partnerů a tzv. prospectů zpracovává Správce osobní údaje firemních zástupců, zejména jméno a příjmení, obchodní kontaktní údaje (e-mail, telefon, adresa) a údaje z obchodní komunikace a smluv. Tyto údaje jsou zpracovávány za účelem poskytování nabídek služeb, vyjednávání smluv, realizace a správy smluvních vztahů, dále také pro marketing a obchodní komunikaci. Právním základem je plnění smlouvy a oprávněný zájem Správce, kterým je zejména péče o zákazníky a nabídka souvisejících služeb. Příjemci údajů mohou být interní obchodní týmy, mateřská společnost a poskytovatelé IT systémů. Údaje jsou uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu zákonných archivních lhůt.

Pro účely zasílání newsletterů (zejména Hofmann Newsletter a TOP Talents) Správce zpracovává jméno, příjmení a e-mailovou adresu subjektu údajů. Účelem je zasílání newsletterů, pracovních nabídek a informací o trhu práce. Právním základem tohoto zpracování je souhlas subjektu údajů, který je získáván prostřednictvím double opt-in procesu. Subjekt údajů má možnost se kdykoli odhlásit kliknutím na odkaz v každém zaslaném e-mailu. Příjemcem údajů je poskytovatel e-mailingového systému. Údaje jsou uchovávány do odvolání souhlasu.

V rámci provozování agentury práce nedochází ke zpracování zvláštních kategorií údajů (např. o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání). V rámci vedení personální agendy může docházet ke zpracování osobních údajů o zdravotním stavu (údaje o zdravotní způsobilosti či jejím omezení, údaje v evidenci pracovních úrazů či nemocí z povolání), případně členství v odborech. 

Správce zpracovává údaje se souhlasem subjektu údajů s výjimkou zákonem stanovených případů, kdy zpracování osobních údajů nevyžaduje souhlas subjektu údajů. V souladu se čl. 6 odst. 1 GDPR může správce bez souhlasu subjektu údajů zpracovávat tyto údaje:

Subjekt údajů udělil souhlas pro jeden či více konkrétních účelů (především pro zpracování údajů uchazeče o zaměstnání pro účely vyhledání příležitosti uzavřít pracovněprávní vztah, zasílání pracovněprávních nabídek a vedení databáze uchazečů o zaměstnání, případně pro účely marketingu a propagace Správce). Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy (pracovní smlouvy, dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti, smlouvy o dočasném přidělení zaměstnanců k výkonu práce u uživatele či smlouvy o zprostředkování zaměstnání), jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů. Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (především povinnosti v oblasti pracovního práva, tj. povinnosti agentury práce, povinnosti zaměstnavatele). Zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby.  Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů. 

Zpracování je prováděno v sídle a pobočkách správce jednotlivými pověřenými zaměstnanci správce, příp. zpracovatelem. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal správce technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů a dodržovat povinnost mlčenlivosti, ke které se zavázaly.

V souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, ve spisovém a skartačním řádu správce či v příslušných právních předpisech jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů a k ochraně práv a oprávněných zájmů subjektů údajů, správce a třetích stran (např. uživatelů či klientů Správce)

V souladu se čl. 12 GDPR informuje správce na žádost subjektu údajů subjekt údajů o právu na přístup k osobním údajům a k následujícím informacím: Účelu zpracování, kategorii dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

Subjekt údajů má právo v souladu s Nařízením požadovat od Správce přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, má právo na přenositelnost těchto údajů k jinému správci, jakož i právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, má-li za to, že Správce při zpracování osobních údajů postupuje v rozporu s Nařízením.

Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní

údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může: Požádat správce o vysvětlení. Požadovat, aby správce odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo vymazání osobních údajů. Je-li žádost subjektu údajů shledána oprávněnou, správce odstraní neprodleně závadný stav.  Nevyhoví-li správce žádosti subjektu údajů, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na dozorový úřad, tedy Úřad na ochranu osobních údajů. Správce má právo za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.

Správce nejmenoval Pověřence pro ochranu osobních údajů. Správce není orgánem veřejné moci nebo veřejným subjektem.  Hlavní činností Správce je zprostředkování zaměstnávání a dočasné přidělování tzv. agenturních zaměstnanců k výkonu práce u uživatelů. Při tom nedochází k operacím zpracování, které by vyžadovaly rozsáhlé nebo systematické monitorování subjektů údajů. Při zprostředkování zaměstnání či dočasném přidělování zaměstnanců k výkonu práce u uživatele nedochází k rozsáhlému zpracování zvláštních kategorií osobních údajů ani osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů. S ohledem na shora uvedené není dána povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů podle čl. 37 obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Pověřenec nebyl jmenován.

Správce nemá v úmyslu předat osobní údaje Subjektu údajů do třetí země, mezinárodní organizaci nebo jiným, než níže uvedeným třetím osobám:

• Poskytovateli webových stránek a informačního systému pro řízení náboru zaměstnanců.
• Poskytovateli mzdových, účetních, daňových a pracovně-lékařských služeb.
• Poskytovateli školicích a pojišťovacích služeb.
• Poskytovateli webových stránek a externí marketingové agentuře za účelem tvorby a komerční propagace konkrétního materiálu.
• Mateřské společnosti, poskytovateli informačního systému.
• Uživatelům, ke kterým byl subjekt údajů přidělen na základě dohody o dočasném přidělení.
• Zákazníkům správce, kteří mají zájem na vyhledání vhodného zaměstnance.
• Poskytovatelům služby elektronického podepisování listin, pro účely identifikace podepisujícího a administraci podepisovaných dokumentů
• Poskytovatelům konzultačních služeb v oblasti managementu kvality a v oblasti whistleblowingu.
• Poskytovateli technologií pro provoz automatického hlasového AI asistenta, a to výhradně v rozsahu nezbytném pro jeho funkčnost.

 

HOFMANN WIZARD, s.r.o., IČO 252 36 016

Aktualizace: 12.3.2026